Gérer des salariés commence avant même leur premier jour : déclaration préalable à l’embauche, inscription au registre unique du personnel, contrat et informations écrites, visite médicale d’information et de prévention, puis déclaration sociale nominative chaque mois. Chaque étape a son délai et sa sanction. Cette page reprend, dans l’ordre, les formalités qu’un employeur du secteur privé doit accomplir, d’après les fiches officielles d’Entreprendre Service Public et de service-public.fr, et renvoie vers la gestion de la paie pour la suite.
Avant l’arrivée : la déclaration préalable à l’embauche
La DPAE est la première formalité. Selon la fiche « Procédure et formalités d’embauche d’un salarié du secteur privé » d’Entreprendre Service Public (vérifiée le 1er juin 2026), elle est transmise à l’Urssaf, ou à la MSA pour le régime agricole, avant la prise de poste ou le début de la période d’essai, et au plus tôt dans les 8 jours qui précèdent l’embauche.
Elle indique l’identité de l’employeur (code APE, numéro SIRET, service de santé au travail), celle du salarié, la date et l’heure d’embauche, la nature et la durée du contrat et de la période d’essai. La déclaration en ligne, sur net-entreprises.fr ou urssaf.fr, est obligatoire pour l’employeur qui a fait plus de 50 déclarations d’embauche l’année civile précédente. Une copie de la DPAE ou de son accusé de réception est remise au salarié.
Oublier la DPAE coûte cher : régularisation des cotisations, pénalité administrative de 1 305 € par salarié, contravention de 1 500 €. Si l’oubli est volontaire, il s’agit de travail dissimulé, puni de 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende pour une personne physique, 225 000 € pour une personne morale.
La DPAE se fait avant la première heure de travail, période d’essai comprise.
Le registre unique du personnel, dès le premier salarié
Tout salarié embauché est inscrit au registre unique du personnel. La même fiche précise que la tenue de ce registre devient obligatoire dès le premier salarié, ou dès l’arrivée d’un stagiaire.
À côté du registre, l’employeur doit afficher ou communiquer certaines informations sur le lieu de travail : coordonnées de l’inspection du travail et de la médecine du travail, numéros d’urgence, horaires collectifs, période des congés payés, accès au document unique d’évaluation des risques. La liste complète, qui s’allonge à partir de 11 puis de 50 salariés, figure dans la fiche « Quelles sont les obligations d’affichage dans une entreprise ? » (vérifiée le 8 juillet 2026).
Ouvrez le registre le jour où vous embauchez la première personne, stagiaire compris.
Contrat de travail et informations à remettre
Le contrat écrit est exigé selon la nature du contrat ; dans tous les cas, l’employeur doit transmettre par écrit un ensemble d’informations, en deux temps :
| Délai | Informations à remettre |
|---|---|
| 7 jours calendaires | Identité des parties, lieu de travail, intitulé du poste, date d’embauche, durée prévue pour un CDD, période d’essai, rémunération et modalités de paiement, durée du travail, heures supplémentaires |
| 1 mois calendaire | Droit à la formation, durée des congés payés, procédure de rupture, conventions et accords collectifs applicables, régimes obligatoires, contrats collectifs de prévoyance et de frais de santé |
Ces délais viennent de la fiche Entreprendre Service Public sur les formalités d’embauche. Le contrat lui-même dépend de la situation (CDI, CDD, temps partiel) et de la convention collective, qui peut ajouter ses propres exigences.
Préparez un document type qui réunit les informations des 7 premiers jours : il sert à chaque embauche.
La visite d’information et de prévention
L’employeur organise une visite d’information et de prévention, ou un examen d’aptitude pour les postes à risque. Selon service-public.fr (fiche vérifiée le 20 octobre 2025), la visite a lieu dans les 3 mois qui suivent la prise de poste. Elle doit avoir lieu avant l’affectation pour un travailleur de nuit ou un salarié de moins de 18 ans, et dans les 2 mois pour un apprenti majeur. Elle est renouvelée au plus tard tous les 5 ans, tous les 3 ans pour les travailleurs handicapés, les titulaires d’une pension d’invalidité et les travailleurs de nuit.
Ne pas l’organiser expose à une amende de 1 500 €, portée en cas de récidive à 3 750 € et 4 mois d’emprisonnement (Entreprendre Service Public).
Prenez rendez-vous auprès du service de santé au travail dès la signature, pour tenir le délai de 3 mois.
Après l’embauche : paie et déclarations mensuelles
Une fois le salarié en poste, la gestion devient mensuelle. L’affiliation aux retraites complémentaires, notamment l’Agirc-Arrco, passe par la déclaration sociale nominative, transmise par voie dématérialisée aux organismes sociaux. Chaque mois, l’employeur établit le bulletin de paie et dépose la DSN. Ces deux obligations, avec les options pour les déléguer, sont détaillées sur notre page gestion de la paie.
Pour les questions plus larges, statut, création ou organisation, la rubrique création d’entreprise complète ces repères.
Le premier bulletin de paie tombe à la fin du premier mois, la première DSN le mois suivant : choisissez l’outil avant l’arrivée du salarié.
À retenir
- DPAE à l’Urssaf avant la prise de poste, au plus tôt 8 jours avant ; 1 305 € de pénalité par salarié non déclaré.
- Registre unique du personnel obligatoire dès le premier salarié ou le premier stagiaire.
- Informations écrites dans les 7 jours, puis dans le mois qui suit l’embauche.
- Visite d’information et de prévention dans les 3 mois, avant l’affectation pour le travail de nuit et les mineurs.